Boekhouden is waarschijnlijk niet de reden waarom je ooit ondernemer bent geworden. Toch hoort een goede administratie bij iedere onderneming. Het goede nieuws: je hoeft geen boekhouder te zijn om je boekhouding netjes en overzichtelijk te houden.
Met een paar vaste gewoontes kun je veel tijd, fouten en stress voorkomen. In dit artikel delen we 10 praktische boekhoudtips voor ondernemers en zzp’ers waarmee je vandaag al aan de slag kunt.
1. Houd je administratie regelmatig bij
De grootste boekhoudfout? Alles opsparen tot het laatste moment.
Een doos met bonnetjes, een volle mailbox met facturen en een boekhoudprogramma waarin maanden niets is verwerkt: het lijkt misschien efficiënt om alles in één keer te doen, maar uiteindelijk kost het vaak juist meer tijd.
Plan daarom een vast moment in je agenda. Bijvoorbeeld iedere week een half uurtje.
Verwerk je inkomsten en uitgaven, controleer je bankmutaties en zorg dat bonnetjes en facturen op de juiste plek staan. Zo blijft je administratie behapbaar.
Een half uur per week is een stuk prettiger dan een hele zaterdag aan het einde van het kwartaal.
2. Bewaar al je bonnetjes en facturen
Een zakelijke aankoop gedaan? Bewaar het bonnetje.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar bonnetjes raken gemakkelijk kwijt. Zeker wanneer je onderweg iets koopt of een factuur per e-mail ontvangt.
Maak het jezelf daarom gemakkelijk en bewaar documenten direct digitaal. Geef bestanden bijvoorbeeld een duidelijke naam en zorg voor een vaste structuur.
Denk aan:
- Inkoopfacturen
- Verkoopfacturen
- Bonnetjes
- Bankafschriften
- Contracten
- Belastingdocumenten
Een overzichtelijke administratie begint bij het kunnen terugvinden van je documenten.
3. Houd privé en zakelijk zoveel mogelijk gescheiden
Een zakelijke rekening is niet voor iedere ondernemer verplicht, maar het kan je administratie wel aanzienlijk eenvoudiger maken.
Wanneer zakelijke en privé-uitgaven voortdurend door elkaar lopen, moet je achteraf steeds uitzoeken wat nu eigenlijk een zakelijke betaling was.
Met een aparte zakelijke rekening zie je veel sneller:
wat komt er binnen, wat gaat eruit en hoeveel geld is er daadwerkelijk beschikbaar?
Dat geeft niet alleen je boekhouder meer overzicht, maar ook jezelf.
4. Stuur facturen zo snel mogelijk
Een eenvoudige manier om je cashflow te verbeteren: wacht niet onnodig met factureren.
Heb je een opdracht afgerond? Stuur de factuur dan zo snel mogelijk.
Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer het meestal duurt voordat je geld ontvangt. Zeker als je meerdere opdrachten tegelijk uitvoert, kan een achterstand in facturatie ongemerkt behoorlijk oplopen.
Een goede administratie gaat daarom niet alleen over terugkijken naar wat er is gebeurd. Het helpt je ook om vooruit te kijken.
5. Controleer je facturen voordat je ze verstuurt
Een foutje op een factuur is snel gemaakt. Denk aan een verkeerd bedrag, een ontbrekend factuurnummer of verkeerde klantgegevens.
Controleer daarom voordat je een factuur verstuurt altijd even:
- de naam en gegevens van de klant;
- het factuurnummer;
- de factuurdatum;
- de omschrijving van de werkzaamheden;
- het bedrag;
- het btw-tarief en btw-bedrag;
- de betaaltermijn.
Een minuut controleren kan je later een hoop gedoe besparen.
6. Houd rekening met de btw
Het geld dat je als ondernemer aan btw ontvangt, is niet zomaar jouw geld.
Wanneer je bijvoorbeeld btw aan je klant berekent, ontvang je dat bedrag tijdelijk namens de Belastingdienst. Het is daarom verstandig om daar rekening mee te houden wanneer je naar je banksaldo kijkt.
Een veelgemaakte fout bij startende ondernemers is denken:
“Er staat €5.000 op mijn rekening, dus ik heb €5.000 te besteden.”
Niet helemaal. Een deel daarvan kan bijvoorbeeld nog bestemd zijn voor btw of inkomstenbelasting.
Kijk daarom niet alleen naar je banksaldo, maar ook naar wat je daadwerkelijk vrij kunt besteden.
7. Zet geld opzij voor belastingen
Een goede administratie laat je niet alleen zien hoeveel je hebt verdiend. Het helpt je ook om te bepalen hoeveel geld je beschikbaar moet houden voor belastingen.
Zodra je inkomsten binnenkomen, kan het verstandig zijn om een deel apart te zetten.
Hoeveel je precies moet reserveren, hangt af van je persoonlijke en zakelijke situatie. Maar één ding is duidelijk: wachten tot de belastingaanslag op de mat valt en dan pas bedenken hoe je die gaat betalen, is meestal geen ideale strategie.
8. Controleer regelmatig of je administratie klopt
Een boekhouding kan er op het eerste gezicht netjes uitzien en toch fouten bevatten.
Controleer daarom regelmatig of bijvoorbeeld je bankrekening aansluit op je administratie en of openstaande facturen daadwerkelijk nog openstaan.
Let ook op opvallende zaken:
- Staat een factuur dubbel in de administratie?
- Ontbreekt er een betaling?
- Staat een factuur nog open terwijl de klant al heeft betaald?
- Is een zakelijke aankoop misschien per ongeluk privé geboekt?
- Klopt het btw-bedrag?
Hoe eerder je een fout ontdekt, hoe makkelijker deze meestal te herstellen is.
9. Gebruik een boekhoudprogramma
Voor kleine ondernemers is een goed boekhoudprogramma vaak een enorme tijdsbesparing.
Je kunt er bijvoorbeeld facturen mee maken, bonnetjes bewaren, banktransacties verwerken en inzicht krijgen in je omzet en kosten.
Maar let op: een boekhoudprogramma maakt niet automatisch een goede boekhouding.
De software kan helpen bij het verwerken van gegevens, maar je moet nog steeds weten hoe je transacties correct verwerkt en welke regels voor jouw onderneming gelden.
Twijfel je? Vraag dan liever even advies voordat een kleine fout een groot probleem wordt.
10. Weet wanneer je hulp moet inschakelen
Je administratie zelf doen kan prima. Zeker wanneer je onderneming klein en overzichtelijk is.
Maar naarmate je bedrijf groeit, kunnen de regels en administratieve verplichtingen ingewikkelder worden. Dan kan het verstandig zijn om een boekhouder mee te laten kijken.
Dat betekent overigens niet dat je alles uit handen hoeft te geven.
Je kunt bijvoorbeeld zelf je dagelijkse administratie doen en een boekhouder inschakelen voor de controle, btw-aangiften en belastingzaken. Zo houd je zelf overzicht én weet je dat belangrijke zaken goed worden gecontroleerd.
Bonus: maak van je administratie een gewoonte
De beste boekhoudtip is misschien wel de simpelste:
Wacht niet totdat je administratie een probleem wordt.
Reserveer iedere week een vast moment om je administratie bij te werken. Na verloop van tijd wordt het een gewoonte en kost het nauwelijks moeite.
En misschien ontdek je tijdens het bijhouden van je cijfers zelfs iets interessants. Welke klanten leveren het meeste op? Waar geef je relatief veel geld aan uit? Welke maanden zijn goed en welke zijn minder goed?
Een goede boekhouding is namelijk niet alleen iets wat je voor de Belastingdienst doet. Het is informatie waarmee je betere beslissingen voor je bedrijf kunt nemen.
Hulp nodig met je boekhouding?
Kom je er zelf niet uit of wil je gewoon zeker weten dat je administratie goed geregeld is? Een boekhouder kan je niet alleen werk uit handen nemen, maar ook helpen om inzicht te krijgen in je financiële situatie.
Voor kleine ondernemers in Enschede, Hengelo, Almelo en de rest van Twente kan Handled Administraties helpen met het overzichtelijk en correct bijhouden van de administratie.
Want uiteindelijk geldt voor iedere ondernemer:
Hoe beter je administratie, hoe beter je weet waar je met je bedrijf staat.