Regelmatig komt de vraag voorbij: moet ik als eenmanszaak een jaarrekening deponeren bij de KvK? Het korte antwoord is nee, dat hoeft in de meeste gevallen niet. Deze verwarring ontstaat vaak omdat mensen de regels voor een bv door elkaar halen met die voor een eenmanszaak. In dit artikel leggen we uit waar het verschil vandaan komt, en wat je als eenmanszaak wel moet bijhouden.

Waarom deze verwarring ontstaat

De deponeringsplicht bij de KvK geldt voor rechtspersonen, zoals de bv en de nv. Zij zijn verplicht om jaarlijks een jaarrekening te publiceren, zodat schuldeisers en andere belanghebbenden inzicht hebben in de financiële situatie van de onderneming. Dit is een logisch gevolg van het feit dat een bv een aparte rechtspersoon is, waarbij de aandeelhouders niet met hun privévermogen aansprakelijk zijn.

Een eenmanszaak is geen rechtspersoon. Jij bent, in privé, de ondernemer en ook aansprakelijk voor de schulden van de zaak. Er is geen aparte juridische entiteit die los van jou bestaat, en dus is er ook geen wettelijke deponeringsplicht zoals bij een bv.

Toch duikt de term geregeld op in zoekopdrachten en vragen van zzp’ers, vaak van mensen die eerder in loondienst waren bij een bv, of die de term simpelweg tegenkomen in algemene informatie over ondernemen en denken dat het ook voor hen geldt.

Wat moet je als eenmanszaak dan wel bijhouden?

Hoewel je geen jaarrekening hoeft te deponeren, ben je als eenmanszaak wel verplicht om een deugdelijke administratie te voeren. Dat is een andere verplichting, gericht op de Belastingdienst in plaats van op de KvK.

Concreet betekent dit dat je bijhoudt: al je inkomsten en uitgaven, met de bijbehorende facturen en bonnetjes. Je debiteuren- en crediteurenadministratie, dus wie je nog geld schuldig bent en wie jou nog moet betalen. Je voorraad, als je die hebt. En je investeringen en afschrijvingen op bedrijfsmiddelen.

Deze administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren, zodat je bij een controle door de Belastingdienst kunt aantonen hoe je tot je aangegeven winst bent gekomen.

Verschil met de jaarrekening van een bv

Een jaarrekening bij een bv is een uitgebreid, wettelijk voorgeschreven document met een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting, dat gedeponeerd wordt bij de KvK en daarmee openbaar toegankelijk is voor iedereen.

Bij een eenmanszaak stel je weliswaar ook een winst- en verliesoverzicht en een balans op, meestal via je boekhouder in het kader van je aangifte inkomstenbelasting, maar dit is een intern document. Het is niet wettelijk verplicht om dit openbaar te maken en het hoeft niet bij de KvK ingediend te worden.

Wanneer verandert dit voor jou?

Zodra je overweegt om je eenmanszaak om te zetten naar een bv, bijvoorbeeld omdat je winst structureel hoger wordt of vanwege aansprakelijkheidsoverwegingen, komt de deponeringsplicht wél om de hoek kijken. Dit is een van de praktische verschillen waar je rekening mee moet houden bij die overstap, naast bijvoorbeeld de loonadministratie die je dan ook gaat voeren.

Samenvatting

• Als eenmanszaak ben je geen rechtspersoon en heb je geen deponeringsplicht bij de KvK, in tegenstelling tot een bv;
• Je bent wel verplicht om een deugdelijke administratie te voeren voor de Belastingdienst, minimaal zeven jaar te bewaren;
• Je winst- en verliesoverzicht is bij een eenmanszaak een intern document, geen openbare jaarrekening;
• Stap je over naar een bv, dan krijg je wel te maken met de deponeringsplicht.

Conclusie

Als eenmanszaak hoef je je geen zorgen te maken over het deponeren van een jaarrekening, dat is een verplichting die specifiek bij rechtspersonen zoals de bv hoort. Wat wel belangrijk blijft, is een nette en volledige administratie bijhouden voor de Belastingdienst, ook al hoeft niemand anders die administratie in te zien.

Wil je zeker weten dat jouw administratie op orde is en voldoet aan wat de Belastingdienst verwacht? Neem contact met ons op via WhatsApp, of bekijk onze pakketten en kijk wat bij jou past.

Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vormt geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Regels rondom administratieplicht en ondernemingsvormen kunnen wijzigen, controleer daarom altijd de actuele situatie of neem contact op voor advies op maat.