Zelf je boekhouding doen: waar moet je op letten?

Een eigen bedrijf starten is spannend. Je hebt een goed idee, klanten vinden, opdrachten uitvoeren en natuurlijk zorgen dat er geld wordt verdiend. De administratie is misschien niet het meest leuke onderdeel van ondernemen, maar wel een belangrijk onderdeel.

Veel ondernemers kiezen er daarom voor om hun boekhouding zelf te doen. Zeker als je net bent begonnen, kan dat een prima keuze zijn. Met moderne boekhoudprogramma’s kun je facturen maken, bonnetjes verwerken en eenvoudig bijhouden wat er binnenkomt en uitgaat.

Maar zelf boekhouden betekent ook dat je verantwoordelijk bent voor de juistheid van je administratie. En daar komt vaak meer bij kijken dan in eerste instantie wordt gedacht.

Wat hoort er eigenlijk bij een goede boekhouding?

Een boekhouding bestaat uit meer dan alleen inkomsten en uitgaven bijhouden. Je moet bijvoorbeeld zorgen dat:

• alle verkoopfacturen correct worden verwerkt;
• inkoopfacturen en bonnetjes goed worden geregistreerd;
• zakelijke en privé-uitgaven goed van elkaar worden gescheiden;
• de btw op de juiste manier wordt verwerkt;
• je administratie aansluit op je bankrekening;
• openstaande facturen worden bijgehouden;
• financiële gegevens op de juiste manier worden vastgelegd;
• je administratie gedurende het jaar compleet en controleerbaar blijft.

Daarnaast krijg je als ondernemer te maken met verschillende fiscale verplichtingen. Denk bijvoorbeeld aan de btw-aangifte, inkomstenbelasting en – afhankelijk van je onderneming – andere aangiften en administratieve verplichtingen.

Een foutje in je administratie lijkt misschien klein, maar kan uiteindelijk leiden tot een verkeerde aangifte of onnodig veel belasting betalen.

Zelf doen kan, maar kost tijd

Het grootste voordeel van je eigen boekhouding doen is natuurlijk dat je kosten bespaart. Daarnaast krijg je meer inzicht in je eigen financiën. Je ziet immers zelf wat er binnenkomt, welke kosten je maakt en hoe je bedrijf ervoor staat.

Daar staat tegenover dat boekhouden tijd kost.

Een bonnetje dat je vandaag vergeet te verwerken, wordt al snel een stapel bonnetjes aan het einde van de maand. En als je vervolgens niet precies weet hoe je een bepaalde factuur, investering of btw-bedrag moet verwerken, kan het uitzoeken daarvan behoorlijk wat tijd kosten.

Voor veel ondernemers is dat uiteindelijk de belangrijkste vraag:

Wil ik mijn tijd besteden aan mijn administratie, of aan mijn onderneming?

De btw: een veelgemaakte bron van fouten

Vooral de btw-administratie verdient extra aandacht. Niet iedere aankoop wordt op dezelfde manier behandeld en niet over iedere verkoop geldt automatisch dezelfde btw-regel.

Je moet bijvoorbeeld rekening houden met het juiste btw-tarief, de aftrekbaarheid van voorbelasting en de periode waarin een bedrag in de aangifte moet worden opgenomen.

Ook bij zakelijke aankopen vanuit het buitenland of diensten van buitenlandse bedrijven kunnen aanvullende regels gelden.

Een boekhoudprogramma kan je daarbij helpen, maar een programma weet niet altijd waarom een bepaalde boeking op een bepaalde manier moet worden verwerkt. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de gegevens die worden ingevoerd.

Bewaar je administratie goed

Als ondernemer moet je je administratie kunnen onderbouwen. Facturen, bonnetjes, bankgegevens en andere relevante documenten moeten daarom zorgvuldig worden bewaard.

Een overzichtelijke administratie heeft bovendien een praktisch voordeel: wanneer je later iets moet controleren, kun je het snel terugvinden.

Het is daarom verstandig om vanaf het begin een vaste werkwijze te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal bewaren van documenten, het regelmatig verwerken van transacties en het consequent bijhouden van je administratie.

Wanneer is een boekhouder interessant?

Zelf je boekhouding doen is niet per definitie verkeerd. Voor een eenvoudige onderneming met weinig transacties kan het goed te doen zijn.

Maar naarmate je bedrijf groeit, wordt de administratie vaak ingewikkelder. Je krijgt meer klanten, meer facturen, meer kosten en misschien personeel, een bedrijfsauto, investeringen of werkzaamheden voor klanten in het buitenland.

Ook wanneer je simpelweg onzeker bent over je administratie, kan het verstandig zijn om een professional mee te laten kijken.

Een boekhouder kan niet alleen helpen met het verwerken van je administratie, maar kan je ook wijzen op zaken waar je zelf misschien niet aan denkt.

Een goede administratie geeft rust

Het doel van een boekhouding is uiteindelijk niet alleen dat de belastingaangifte kan worden gedaan. Een goede administratie geeft je inzicht in je onderneming.

Je weet hoeveel omzet je maakt, welke kosten je hebt en hoe je bedrijf er financieel voor staat. Daardoor kun je betere beslissingen nemen en kom je minder snel voor verrassingen te staan.

En misschien wel het belangrijkste: je hoeft niet alles zelf te kunnen.

Als ondernemer hoef je geen boekhoudexpert te worden om succesvol te ondernemen. Het kan juist verstandig zijn om bepaalde taken uit te besteden aan iemand die daar dagelijks mee bezig is.

Zelf doen of uitbesteden?

Wil je graag zelf je administratie bijhouden? Dan kan dat prima. Zorg er vooral voor dat je weet welke verplichtingen bij jouw onderneming horen en dat je administratie vanaf het begin netjes wordt bijgehouden.

Twijfel je over je boekhouding, btw-aangifte of fiscale verplichtingen? Dan is het verstandig om professioneel advies in te winnen.

Handled Administraties helpt ondernemers met een overzichtelijke en betrouwbare administratie, zodat jij je kunt richten op waar je onderneming echt om draait.

Een goed bijgehouden administratie hoeft geen zorgenpost te zijn. Met de juiste ondersteuning kan het juist een waardevol hulpmiddel worden om je onderneming gezond en succesvol te laten groeien.